Obs.: A publicação deste material na home page dos profs. Sandra e Cesar foi autorizada.

Existem algumas definições da expressão sistema de informações, entre as quais podem ser analisadas as apresentadas a seguir:

• Sistema de informações é um sistema de pessoas, equipamentos, procedimentos, documentos e comunicações que coleta, valida, executa operações, armazena, recupera e apresenta dados para o uso no planejamento, orçamento, contabilidade, controle e outros processos gerenciais para vários propósitos administrativos. Os sistemas de processamento de informações tornam-se sistema de informações quando sua finalidade transcende uma orientação para processamento de transação, em favor de uma orientação para a tomada de divisões gerenciais e estratégicas (Schwartz, 1970:4);
• Sistema de informações é um método organizado de prover informações passadas, presentes e futuras, relacionadas com as operações internas e o serviço de inteligência externa. Serve de suporte para as funções de planejamento, controle e operação de uma empresa através do fornecimento de informações no padrão do tempo apropriado para assistir o tomado de decisão (Kennevan, 1970:29);
• Sistema de informações é um sistema integrado homem-máquina que provê informações para dar suporte às funções de operação, administração e tomada de decisão da empresa (Davis, 1982:11);
• Sistema de informações é um grupo de pessoas, um conjunto de manuais e equipamentos de processamento de dados voltados para a seleção, armazenamento, processamento e recuperação de dados com vistas à redução de incertezas tomada de decisões, através do fornecimento de informações para os executivos a tempo para que eles possam usá-las da maneira mais eficiente (Murdick e Ross, 1975:5);
• Sistema de informações é um sistema voltado para a coleta, armazenagem, recuperação e processamento de informação qual é usada ou desejada, no desempenho das atividades empresariais.(Ein-Dor e Segev, 1983:14);
• Sistema de informações consiste em pelo menos uma pessoa de certo tipo psicológico que se vê diante de um problema em algum contexto organizacional para o qual ele necessita de evidência para chegar a uma solução (isto é, selecionar algum curso de ação) e que a evidência se torna disponível a ele através de algum modo de apresentação (Mason Jr. e Mitroff, 1983:21);
• Sistema de informações é um método organizado para prover o executivo de informações passadas, presentes e futuras sobre a operação interna e o ambiente da empresa. E dá suporte às funções de planejamento, controle e operação de uma empresa, fornecendo informação uniforme para assistir à tomada de decisão (Apud, 1972:92);
• Sistema de informações é uma combinação de pessoas, facilidades, tecnologia, ambiente, procedimento e controles, com os quais se pretende manter os canais essenciais de comunicação, processar certas rotinas típicas de transações, alertar os executivos para a significância dos eventos internos e externos e proporcionar uma base para a tomada de decisão inteligente (Nash e Roberts, 1984:5).

Entretanto consideraremos a definição a seguir:

2. S.I. e suas Divisões

Toda informatização passa por fases como as diagramadas acima. A semelhança de estágios que uma empresa deve atingir ou percorrer para possuir um Banco de Dados integrado.

A fase do levantamento, adequação e melhoria dos processos manuais é a mais fundamental pois sem um conhecimento do "como" fazemos e o "onde" queremos chegar fica difícil atingir a próxima fase que seria automatizar estes processos manuais. Costumamos afirmar que tentar automatizar processos manuais caóticos o máximo que se consegue é chegar ao caos mais rapidamente. Apesar da tentação ser grande ao pensar que ao automatizar iremos eliminar as falhas do processo atual, nossa sugestão é procurar uma melhoria contínua nos processos manuais antes de pensar na segunda fase.

Na fase de informatizar, ainda é possível buscar soluções isoladas, modulares e obter avanços rápidos e produtivos. Isto é, podemos informatizar toda uma área da empresa ou apenas parte dela, como por exemplo toda área financeira ou apenas o Contas a Pagar. No entanto, somente ao integrarmos todos os sistemas numa grande rede de informações tanto horizontal quanto verticalmente, que é o objetivo da 3ª fase, é que teremos os ganhos de produtividade por eliminar dados e atividades redundantes entre os setores da empresa. Por exemplo ao informatizar o Contas a Receber este já pode gerar um Razão Auxiliar e lançar automaticamente seus valores e controles na Contabilidade eliminando a tarefa de digitar manualmente estes lançamentos.

Cada fase possui suas dificuldades específicas, seu tempo de maturação, de assimilação e é difícil saltar de um patamar para outro. Tentar evitar implantações precoces eliminam custos, retrabalho e desgastes internos na organização.

Lembre-se que o padrão em tecnologia que permite atingir a integração é o banco de dados, que é ao mesmo tempo o instrumento e o produto final do processo de integração e automatização.

Uma vez que dissemos que é possível, e se obtém ganhos ao informatizar partes da organização, durante algum tempo haverá uma convivência de áreas da empresa com processos manuais enquanto outras estão informatizadas e outras até já integradas entre si. O objetivo final é atingir, dentro de um plano de informatização que contemple prazos e recursos, uma homogeneidade organizacional.

Segundo alguns autores os SI passam por etapas evolutivas nas empresas. Escolhemos dois deles Diebold e Nolan e assim mesmo com suas opiniões em momentos diferentes.

Os estágios de Nolan são clássicos na literatura de planejamento e administração de Informática, citados em inúmeras obras.

100% Operacional 80% Operacional 20%Controle 50% Operacional 40 % Controle

O custo, há 20 anos atrás, de se obter um sistema informatizado que permitisse a uma organização ter benefícios relevantes para a maioria de suas aplicações evitava que a maioria das empresas pensasse em ter um computador e um sistema de informações. Como vimos anteriormente e por várias razões sociais, entre elas a evolução tecnológica, fez com que esta situação se invertesse de maneira surpreendente. Atualmente, 1998, é raro encontrar uma empresa, não importa o seu porte ou área de atuação, que não se beneficie de um sistema informatizado para agilizar sues processos internos e até mesmo fazer frente a concorrência.

Mas mesmo hoje em dia temos fatores que criam uma defasagem nos sistemas informatizados internos contra o que oferece o mundo da informática e que acabam gerando custos para se obter informação. Já analisamos alguns pontos no Volume I , pags 80-85, sob os títulos abaixo e sugerimos uma re-leitura antes de .continuar a analise aqui contida :

Informação – porque as empresas necessitam delas

Podemos dizer que o denominador comum para um distanciamento ou defasagem entre a disponibilidade de recursos no mercado de informática e o seu uso real dentro das empresas é o mesmo que propicia mudanças: a evolução dinâmica, numa velocidade nunca vista antes em qualquer setor, da tecnologia disponível, faz com que as empresas não consigam acompanhá-la. Atrás deste fator existe outro por conseqüência: o da mão de obra que também exige tempo para absorver as novas mudanças e multiplicar-se no mercado. Podemos portanto resumir em 4 grandes tópicos, críticos; estreitamente relacionados entre si, que geram custos e dão o valor para se obter a informação.

• Tecnologia e Recursos
• Mão-de-obra;
• Mudanças no contexto social emergente;
• Mudanças nos aspectos psicológicos organizacionais.

É indiscutível a evolução por que passa o mundo nestes tempos de final de século. Não discorreremos sobre esta magnitude mas saber o que ocorre é base para se entender onde estamos e para onde vamos.

Analisando o primeiro tópico crítico acima, relacionado com a tecnologia e recursos de Informática, vemos que as últimas décadas apresentaram uma dramática evolução em termos de capacidade de processamento em conjunto com uma não menos espantosa redução nos custos relativos e com o aumento na facilidade de uso. Isto no entanto obriga as empresas a constantemente atualizarem seu parque de máquinas e de software em prazos relativamente curtos em função da rapidez da obsolescência. Portanto da mesma forma que isto causou uma facilidade de se obter informações e valorizou os sistemas de informação também, por outro lado, gerou custos altos para manter esta atualização. Resta a pergunta otimista: e quando cessará ?

A mão-de-obra, e estamos falando de empresários, executivos, médias gerencias, funcionários em geral e a própria mão-de-obra técnica e especializada. A maioria dos executivos atuais, diretores de organizações, tem pequena ou nenhuma experiência ou formação na administração da informação e outras tecnologias correlatas. Assim, eles ainda não têm uma base experimental para relacionar ou qual aplicar essa nova forma de oportunidade estratégica nas suas empresas. Até o início da década de 90, era raro o presidente ou grupo de diretoria de uma empresa de médio e grande porte que utilizasse de um micro computador.

Aliado a isso, a mão-de-obra especializada era insuficiente. Com a possibilidade de abertura do mercado para importação de hardware e software criou no mercado brasileiro, no final da década passada uma derrama de cursos, centros de pesquisa e formação universitária voltados para a área de informática. Analistas, programadores e gerentes começaram a ter cargos como candidatos qualificados e em quantidades significativas. Embora estes cursos tenham se proliferado ainda é discutível, não a qualidade do curso em si, mas a dificuldade deles de manterem um conteúdo programático e didático compatível e atualizado com o mercado. Ao início do ano letivo os responsáveis por estes conteúdos procuram eliminar a defasagem do ano que se encerrou e já sabendo que aquela novíssima programação estará defasada ao final do ano letivo. Com isto são colocados no mercado de trabalho profissionais desatualizados. Porém, apesar disso, nos próximos 10 anos poderemos prever uma normalização do mercado de mão de obra em função da quantidade de profissionais formados a cada ano.

Recentemente passamos pela febre da terceirização nas organizações e uma das áreas mais terceirizadas foi exatamente a da informática. Em dose cavalar, em pouco tempo, as grandes e médias empresas dispensaram seus funcionários e passaram a contratar mão de obra terceirizada exigindo nota fiscal de serviços prestados caracterizando assim um contrato entre empresas e não mais de patrão-empregado. Com isto estas empresas evitavam o custo-Brasil de impostos e multas existentes na contratação, manutenção e demissão de funcionários. Mas como toda onda possui fluxo e refluxo estamos passando por uma diminuição no exagero que ocorreu na terceirização. As empresas estão preferindo ter funcionários à terceiros.

Com as mudanças da natureza dos problemas, ou seja, o ambiente econômico brasileiro no período de inflação alta sempre foi um fator de "atraso" - e de custos - para as organizações que se viam obrigadas a estarem alocando seu contigente de recursos para as constantes atualizações monetárias, ora colocando ora tirando centavos, mudando o nome da moeda, fazendo divisões de valores existentes em suas bases de dados. Atualmente, como isso não está ocorrendo ainda resta a situação da globalização que trouxe uma acirrada competição e novas condições econômicas obrigando as empresas a serem enxutas, produtivas e necessitando ser ágeis em seu planejamento para um posicionamento no seu setor. O que mais assistimos nestes últimos 3 anos foi uma avalanche de empresas concordatárias por não estarem preparadas para uma mudança no cenário econômico e social. E as que sobreviveram ainda se encontram em clima de incerteza frente aos problemas que a empresa brasileira neste final de milênio tem de gerenciar. Mas todas concordam: sem informação limpa e segura e ágil suas condições de competitividade diminuem.

Não podemos afirmar se este quarto tópico é um fator critico ou se é puramente a junção dos 3 anteriores. As mudanças nos aspectos psicológicos, políticos e organizacionais que as organizações passaram nestes últimos anos: atualizações tecnológicas, concorrência acirrada, a malfadada reengenharia, downsizing, terceirizações, gurus de todas as ordens, modismos de todos os tipos criaram um clima angustiante dentro das corporações. O conceito de trabalho e de emprego mudaram. A fidelidade e anos de empresa perderam seu prestigio e começaram a ser vistos como fator de estagnação. As desestatizações, quebras de grandes grupos financeiros, a entrada no mercado de empresas estrangeiras. É uma nova cultura que se impõe.

Enfim para entender o valor da informação basta relembrar Jay Forester, que em 1960., já afirmava: Administração é converter informação em ação.

O choque de definições, fronteiras e visões de SI entre os diversos autores é muito grande por uma razão simples: de ser uma área relativamente nova e de origem multidisciplinar, e que cada autor traz sua própria experiência e as influências da sua área para a definição dos tipos de Sls.

Alguns definem SI como o mesmo que SIG - Sistemas de Informações Gerenciais; outros como o resultado de SIG mais SAD - Sistemas de Apoio à Decisão e ainda SIG como o resultado de SAD mais SIT - Sistemas de Informações Transacionais. Ou ainda, de uma forma irônica, pode-se definir:

Há algumas maneiras simples para classificar e agrupar os sistemas computadorizados que formam o SI. Uma das mais usadas são :

a) Nível hierárquico ou perspectiva da decisão:

b) Tipo de problema ou decisão:

c) Área funcional:

d) Tipo de processamento ou tarefa:

e) TI – Tecnologia de Informação:

f) Inteligência do Sistema:

Mas podemos reduzir estas dimensões de forma essencial. Vejamos:

Há 20 anos atrás quando começou-se a especular sobre a divisão de sistemas informatizados havia apenas dois tipos de SI : estruturado (35%) e não-estruturado (65%) independente do nível hierárquico organizacional. À medida em que o tempo foi passando e aumentando a compreensão a fronteira do estruturado aumentou largamente de tal maneira que a linha que os separam não era mais suficiente para classifica-los corretamente. Porém como esta visão enfatiza a infra-estrutura organizacional, a forma de administrar os recursos e o processo de implementação são muito diferentes em cada dimensão e classe de sistema, ela continua válida principalmente quando falamos em Tecnologia da Informação e seus recursos técnicos para produtividade.

Hoje podemos visualizar e classificar SI numa estrutura tridimensional, representada graficamente por uma pirâmide, as suas três dimensões essenciais. Elas podem ser visualizadas também como as dimensões das atividades administrativas com a ótica de sistemas.

A estrutura poderia ainda ser expandida com os Recursos Técnicos (hardware e software) e os Recursos Organizacionais: Recursos Humanos - pessoal técnico e administradores - e infra-estrutura organizacional.

Atividade sugerida :Uma pesquisa extra classe sobre:

IA - Inteligência artificial (AE)

SAD - Sistema de apoio a Decisão (DSS)

SIE - Sistema de Informações Executivas (EIS)

SIG - Sistema de Informações Gerenciais

SIT ou SIO - Sistema de Informações Transacionais ou Operacionais.